LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGURUS IKW VILA CENDANA 2019-2022

 

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

PENGURUS IKW VILA CENDANA 2019-2022

 

Disampaikan pada Acara Pertemuan Rutin Warga Vila Cendana

Sabtu, 1 Oktober 2022

 

 Bismillahirrahmanirrahim,

 

I.        PENDAHULUAN

 

Puji syukur senantiasa kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang tak pernah berhenti memberi dan tak pernah lelah menebar rahmah.

Pertama-tama kami ingin menyampaikan terima kasih kepada warga dalam pertemuan ini atas kepercayaan yang diberikan kepada kami untuk mengemban tugas sebagai Pengurus IKW Vila Cendana periode tahun 2019-2022 dan dipercaya sebagai Ketua IKW. 

Setelah selama tiga tahun mengelola organisasi, kini tiba saatnya bagi pengurus masa bakti 2019-2022 untuk melaporkan kepada sidang rapat warga yang terhormat seluruh hasil kerja kami selama mengemban amanah ini.

Waktu tiga tahun ternyata belum cukup untuk mewujudkan mimpi-mimpi dan rencana-rencana yang coba kami buat ketika pertama kali menerima kepercayaan mengurus organisasi.  Begitu banyak keterbatasan yang kami miliki, sementara begitu besar tantangan yang harus dihadapi.

Pada periode kami 2019-2022 tidak ada rencanapun untuk menaikan IPL artinya IPL selama 3 tahun masih sama.

 

 

 

 

 

 

 

 

Tercatat beberapa hal yang dapat kami capai, akan tetapi masih banyak tugas-tugas yang belum terselesaikan. Oleh karenanya, perkenankan kami mengetengahkan laporan kehadapan warga sebagai wujud pertanggungjawaban kami,  dengan sistimatika sebagai berikut:

 

a.                  Pendahuluan

b.                  Kondisi Internal Pengurus IKW Vila Cendana

c.                   Program Tanam Duren

d.                  Program Mini Market

e.                  Program Mobil Pengangkut Sampah

f.                    Program Penagihan IPL 21 Warga Penunggak

g.                   Program Barrier Gate/ Palang Pintu Otomatis

h.                  Program Virtual Account untuk IPL oleh BSI Ciputat dan Pembuatan Rekening Vila Cendana.

i.                    Perbaikan Club house

j.                    Pendaftaran semua karyawan program BPJS kesehatan dan BPJS tenaga kerja

k.                   Kenaikan 2 kali gaji pokok karyawan security tahun 2019 dan 2022 dan Gaji Karyawan Taman 2022

l.                    Program partisipasi ibu-ibu yg peduli karyawan dengan memberikan makan siang ke seluruh karyawan

m.                Seminar Breast cancer Dr.Kartika dari RSUD Pesanggrahan & Seminar Pengolahan dan Pengelolaan Bank Sampah

n.                  Sekolah Futsal anak-anak

o.                  Satuan Tugas Covid-19

p.                  Program Pembagian Uang atau Bingkisan Lebaran ke karyawan dan marbot masjid

q.                  Vaksinasi covid 19 pertama dan kedua bekerja sama dengan Polda Metro jaya untuk membantu warga vila cendana maupun diluar lingkungan yang belum mendapatkan vaksin.

r.                   Program Pemasangan 10  CCTV di Clubhouse

s.                   Program Perbaikan Kolam Renang

t.                    Program Kerjasama Outsourching Koordinator Security

u.                  Program Aspal Swadaya Blok A , Blok B Ganjil dan C Genap

 

II.      KONDISI INTERNAL PENGURUS IKW VILA CENDANA

Sebagaimana diketahui saat awal kepengurusan dimulai dari penunjukan kami selaku Ketua IKW Vila Cendana periode tahun 2019-2022 yang didasarkan pada Surat Keputusan  Dewan Pertimbangan IKW  yang berlaku sejak tanggal 01 Oktober 2019 hingga 3 (tiga) tahun kedepan 1 Oktober 2022.

 

Di awal kepengurusan,  kami telah membentuk Struktur organisasi IKW

 

Dalam perjalanan waktu ada Bendahara  yang mengundurkan diri karena sakit yakni Pak Ansory  yang alhamdulilah dengan sukarela ada pengganti yang bersedia menjadi Bendahara yaitu Pak Alva Nurpatria.

Selanjutnya ada Koordinator Security  yaitu mas Prama dan Fahmi (anggota) mengundurkan diri karena kesibukan bekerja.

c.Program Tanam Duren. Program ini menanam bibit duren di beberapa titik fasiltas umum dilingkungan Vila cendana yang bibitnya berasal dari Jawa Tengah. Tujuan kegiatan ini memupuk kebersamaan warga didalam kepedulian terhadap fasiltas umum dan bersama-sama merawat dan menjaga pohon duren.

d.Program Mini Market.

 Sebuah tempat dapur  yang biasa dijadikan tempat istirahat karyawan di sulap menjadi Mini Market dengan bermodalkan patungan diantara pengurus inti (Pak Tatak, Pak Donni, Pak Ansori, Pak Alva, Pak Indra dan Pak Erianto)  membentuk mini market yang tujuannya menumbuhkan jiwa wirausaha, membantu warga yang membutuhkan keperluan rumah tangga tidak perlu keluar komplek dan keuntungan akan masuk ke dalam kas IKW.

Diawal berdirinya mini market bisa memberikan kontribusi Rp 500,000 untuk Kas IKW, sayang adanya covid-19 membuat mini marketnya akhirnya tutup.

Mini market selanjutnya nya mini market disewa kan selama periode tahunan dengan masa izin 3 tahun yang sudah berjalan 8 bulan (saat ini belum menerima uang sewa nya)

e.Program Pengangkut sampah, pada awalnya vendor pengangkut sampah sering bermasalah dalam mengangkut sampah, misal jadwalnya tidak jelas, mementingkan blok tertentu dalam angkut sampah , mobil sering rusak, sering minta tip dan memilih sampah-sampah yang akan diangkut dari blok tertentu saja.

Kami mengganti vendor yang lebih baik dengan sistem kontrak kerja sehingga manajemen pengangkutan sampah dapat lebih profesional

f.Program Penagihan IPL warga.kami membentuk Satuan Tugas Penagihan langsung Warga yang di ketuai Sekretaris IKW dan dibantu ibu-ibu yang ikhlas membantu penagihan ini.

Pada awalnya penunggak IPL sebanyak 28 orang dengan nilai tunggakan Rp 200 juta, selama program ini berhasil mengurangi jumlah penunggak IPL menjadi 10 orang ( ini pun tdaik tertagih karena orangnya tidak tinggal di komplek dan Kavling) dan menyetor dana sebesar Rp 50 juta ke kas IKW.

Penunggak IPL dibagi 3 :

- Penunggak IPL yang lebih dari 1 tahun tidak bayar :  8%

- Penunggak IPL yang kurang dari 1 tahun : 6.7%

- Penunggak IPL yang beli rumah ada tunggakan dan tidak peduli dengan tunggakan pemilik lama : 3.2%

Total : 17.7%

Angka 17.7% ini cukup memprihatinkan dengan kondisi anggaran IPL yang pas-pasan ini.

g.Program Barrier Gate/ Palang Pintu Otomatis. Untuk mencegah masuk keluar warga dan tamu dirasakan perlu adanya palang pintu otomatis , setiap warga yang akan masuk diberikan kartu akses yang persyaratannya harus lunas IPL.

Program ini patungan semua warga dengan cara membeli kartu akses sehingga biaya pembelian pintu otomatis ini dapat tereleasasi.

Anggaran pembuatan ini Rp 22 juta dan ada donasi pak bambang untuk biaya kanopi di mesin kartu agar tidak terkena hujan dan Perbaikan Jalan Akses Masuk.

h.Program Virtual Account untuk IPL oleh BSI Ciputat.untuk memudahkan warga dalam pembayaran IPL dan memberikan keamanan data keuangan maka kami membuat Virtual account dari BSI selain itu di periode ini sudah memiliki rekening sendiri Vila Cendana dimana sebelumnya memakai Rekening BCA pak Paimin.

i.Perbaikan dan pengecatan fasilitas  Clubhouse, perbaikan diutamakan di depan gerbang, kamar mandi dan tempat fitnes.

j. Pendaftaran semua karyawan program BPJS kesehatan dan BPJS tenaga kerja.kami mementingkan karyawan sebagai mitra kerja sehingga semua karyawan didaftarkan BPJS kesehatan dan BPJS Tenaga Kerja yang akan bermanfaat dikemudian hari,

ketika alm pak nana petugas keamanaan wafat karena covid-19, beliau mendapatkan tunjangan kematian dari BPJS Tenaga Kerja sebesar Rp 40,000,000

k. Kenaikan 2 kali gaji pokok karyawan security tahun 2019 dan 2022 dan Gaji Karyawan Taman 2022.

Gaji Pokok petugas keamanan dan petugas keamanan saat ini minimal (tergantung masa kerja) Rp 1,350,000 dan tunjangan kehadiran Rp 900,000 sehingga rata-rata minimal gaji karyawan Rp 2,250,000 perbulan (diluar lembur kerja).

l.Program partisipasi ibu-ibu yang peduli karyawan dengan memberikan makan siang ke seluruh karyawan

m.Seminar Breast Cancer Dr.Kartika dari RSUD Pesanggrahan & Seminar Pengolahan dan Pengelolaan Bank Sampah oleh Ibu Sri (Peraih Kalpataru).

n.Sekolah Futsal anak-anak,untuk meningkatkan semangat olahraga, kami membentuk sekolah futsal bagi anak-anak secara gratis kegiatan ini diikuti oleh 14 anak-anak warga Vila Cendana maksimal kelas VI SD yang dilatih profesional pelatih sertifikat PSSI.

Sayangnya kegiatan ini hanya 2 bulan karena terdampak awal covid -19

Antusias anak-anak yang mengkuti ini membuat kami merasa dapat memberikan sesuatu bagi perkembangan anak-anak di Vila Cendana

o.Satuan Tugas Covid-19. Covid-19 melanda indonesia sejak Maret 2020 sehingga di perlukan pembentukan satuan tugas covid-19, diketuai oleh Drh. Djarot yang memimpin satgas ini dengan penuh dedikasi tinggi sehingga kita dapat melewati covid-19 ini.

Team satgas covid-19 ini juga didukung warga yang berprofesi sebagai dokter :

-          Dr.Rina

-          Dr.Vivit

-          Dr.Wawan

-          Dr.Tika

Kegiatan yang dilakukan Satgas Covid -19 :

-          Edukasi dan membantu warga yang terpapar covid-19

-          Seminar Antisipasi Covid-19 Dr.Dian Prastiti Utami Sp.P dari RS Pusat Pertamina

-          Penyemprotan disinfektan dan fogging Nyamuk deman berdarah

-          Edukasi dan sosialisasi 5 M

-          Pemberian makanan bagi warga yang terkena covid-19

-          Vaksin covid-19

p.Program Pembagian Uang atau Bingkisan Lebaran ke karyawan dan marbot masjid .Pemberian uang dan bingkisan lebaran ke karyawan dan 2 marbot masjid

q.Vaksinasi covid 19 pertama dan kedua bekerja sama dengan Polda Metro jaya untuk membantu warga vila cendana maupun diluar lingkungan yang belum mendapatkan vaksin.

Saat itu sangat sulit mencari vaksin, atas inisiatif dari pak Hendro Blok H-11 Yang memiliki akses dan dana untuk pengadaan acara ini.

Luar biasa antusias warga, keluarga karyawan dan non warga, dimana peserta vaksinasi pertama sebanyak 510 orang di vaksinasi kedua sebanyak 850 orang.

r.Program Pemasangan 10  CCTV di Clubhouse

Kompensasi kerjasama dengan Indihome dalam pemasangan jaringan adalah pemberian dana kompensasi dari Telkomsel sebesar Rp 30,000,000 yang digunakan dalam pemasangan 10 titik CCTV di clubhouse dan perbaikan clubhouse (data laporan keuangan terlampir)

s.Program Perbaikan Kolam Renang dilakukan secara bergotong royong dengan sumbangan warga sebesar Rp 12,000,000

t.Program Kerjasama Outsourching Koordinator Security dengan PT.Gurkha Indonesia sebuah lembaga pengadaan jasa Security yang profesional.

Salah satu alasan memakai Gurkha karena tidak ada lagi koordinator security sejak pengunduran diri Prama dan Fahmi.

Kerjasama kontrak PKS (Perjanjian Kerjasama) dimulai 1 Juni 2022- 1 Juni 2023 antara Ketua IKW dengan PT.Gurkha Indonesia.

Hal mendasar pelayanan sebagai keamanan suatu masyarakat umum atau perumahan, Petugas security kita sebagian besar tidak ada pendidikan  dasar keamanan  apalagi pendidikan khusus keamanan bersertifikat.

Fungsi Keamanan Dasar:

A.Petugas keamanan harus mengetahui setiap orang yang belum dikenal untuk didata  ketika ingin masuk atau berada dalam  Lingkungan Vila Cendana :

- Nama dan maksud tujuan

- Meninggalkan ID Card (KTP/SIM)

- Mencatat secara rutin laporan harian.

B. Menjalankan tugas keamanan dengan berbagi waktu tugas yang terdiri dari 3 Shift atau Regu.

Jadwal harian Pagi hari pada Pukul 06:30 -  08:00 dan Sore Pukul 17:00 - 18:00 WIB mengatur area keluar masuk kendaraan warga yg mau berakvitas keluar dan masuk komplek.

C. Mengatur jadwal Istirahat makan minum / sholat  dengan tidak meninggal kan tempat kerja dalam waktu yg lama

Kenapa diperlukan Outsourching untuk waktu tertentu agar didapat suatu pembelajaran tanpa perlu sertifikat formal  dan diharapkan  akan menjadi disiplin lanjut sehingga tidak diperlukan koordinator Outsourching lanjutan.

Sehingga apa yang warga harap kan bisa terlaksana dengan baik rasa aman ketika ada orang berkunjung ke Vila Cendana.

Dengan kerjasama ini, Petugas sudah memiliki ketangkasan dan kecakapan dalam prosedur keamanaan lingkungan dengan baik.

Saran dari Gurkha, Jumlah Security hanya 6 orang saja yang dibagi 3 Regu, jadi jumlah security sudah ideal dibanding sebelumnya yang berjumlah 9 orang.

Jumlah 9 orang selama kami amati, jika bertugas tiap regu 3 orang dalam kenyataan yang kami amati hanya ada 2 orang saja yang bertugas.

u.Program Aspal Swadaya Blok A , Blok B Ganjil dan C Genap. Kami membantu mengkoordinir program aspal warga blok A, Blok B ganjil dan C genap dengan menghadirkan kontraktor yang mau memberikan harga yang terbaik bagi warga.

Informasi untuk Blok B dan C LT 144m2, maka dikenakan biaya Rp1,600,000 per rumah

 

III.    LAPORAN KEUANGAN

 

Diilaporkan secara resmi setiap awal bulan terdiri Penerimaan, pengeluaran dan penunggak IPL

 

 

IV.    PROGRAM YANG BELUM TEREALISASI

-          Program Pengenaan biaya Rp 60,000 untuk mobil warga yang parkir di jalan.biaya ini untuk menambah kas untuk Aspal jalan

-          Program penagihan IPL  yang  sudah mulai meningkat kembali warga penunggak IPL dengan didampingi koordinatot security dari Gurkha

-          Program Pemasangan CCTV di seluruh jalan.

-          Program Pelatihan Basket anak dan remaja yang coachnya warga sendiri

-          Program Penggantian Alat Fitnes

-          Penggantian Air Mancur di Kolam renang

-          Program Dana Cadangan

-          Pengembalian fasum yang masih dipakai oleh warga  contoh taman didepan blok F ,di samping blok H (rumah blok H) dll

-          Kantor karyawan di bangunan yang masih di pakai untuk kantor

 

V.          KENDALA YANG DIHADAPI

 

1.Tingkat kesadaran segelintir warga yang menunggak IPL tiap bulan. Kategori menunggak adalah tidak membayar IPL diatas 3 bulan bahkan ada yang tunggakan diatas Rp 20,000,000 dan masih tinggal di Vila Cendana. Salah satu solusi adalah dengan tidak memberikan kartu akses masuk ke warga penunggak tetapi kenyataannya warga penunggak bisa keluar masuk Vila Cendana.

 

2. Kesulitan dalam mengatur karyawan Vila Cendana karena faktor :

- Masih ada hubungan keluarga

- Beberapa warga (17 warga, 11% populasi warga) mempekerjakan karyawan terutama Taman di jam-jam kerja sehingga hubungannya sangat erat

- Hubungan karyawan dan beberapa warga yang sudah erat sejak dulu.

 

3.Tidak adanya dana cadangan jika komplek mengalami musibah harus patungan terlebih dahulu

 

4. Sewa Kantor di Bangunan samping Lapangan yang terlalu lama selama 10 tahun, sehingga tidak bisa digunakan sebagai kantor untuk karyawan

 

V.      PENUTUP

 

Tiada gading yang tak retak, merupakan ungkapan klasik yang banyak dipakai orang dalam menggambarkan ketidaksempurnaan. Namun kami sangat menyadari bahwa kami bukanlah gading, sehingga tidak merasa perlu meminjam ungkapan tersebut untuk menggambarkan kami sebagai pengemudi IKW Vila Cendana selama ini. Kami merasa telah berbuat secara maksimal sesuai dengan kemampuan kami, silakan warga sekalian membuat keputusan dan menilai kinerja kami.  Insya Allah kami menerima apapun bentuk penilaian itu.

 

Terima kasih kepada semua pihak yang selama ini telah membantu Pengurus baik dalam bentuk tenaga, perhatian, ide, saran bahkan kritikan. Untuk itu kami mohonkan maaf yang sebesar-besarnya jika selama kepengurusan  kami terdapat hal-hal yang tidak berkenan di hati para warga. Semua itu kami lakukan demi pengabdian dan memegang amanah warga yang telah mempercayai kami.

 

Demikian laporan Pengurus IKW Vila Cendana masa ibadah 2019-2022. Semoga laporan kami ini dapat memberikan pelajaran yang berharga bagi Pengurus berikutnya dalam mengelola organisasi IKW Vila Cendana

 

Akhirul kallam Wabilahitaufik wal hidayah, wassalaamu’alaikum wr wb

 

Ciputat, 1 Oktober 2022

 

PENGURUS IKW VILA CENDANA 2019-2022

 

 

 

 

 

 

Tatak Prasetyawan, Ketua IKW

Donni Noviandi  Rafdi Sekretaris

 

Alva Nurpatria

Ketua IKW